שלושת הדברים הכי חשובים בהפקת אירוע

הצלחה של אירוע היא תוצר של בחירות נכונות והשקעה בשלושה גורמים מרכזיים: אולם אירועים, צלם ותקליטן. חשוב להשקיע בבחירה של שלושת אלה על מנת שכל אחד מהם יהיה הכי איכותי ובהתאמה אישית לצרכים שלכם ושהשילוב ביניהם יפיק עבורכם את התוצאה הטובה ביותר.

איך בוחרים אולם אירועים, מה בודקים לפני שסוגרים עם הצלם וכיצד בוחנים שהגעתם לתקליטן הנכון עבורכם? כל התשובות בכתבה שלפניכם.

הגעתם לכתובת הנכונה לחגיגה הגדולה

אולם אירועים הוא לרוב הבחירה הראשונה שנקבל בתכנון אירוע, כי הוא המקום בו תתקיים החגיגה והוא ישפיע על האווירה, אופי האירוע וגם על ההנאה של המוזמנים. בבחירה באולם אירועים מתחלים בלוקיישן ממוקד. החליטו אם תרצו לחגוג בחיק הטבע או בעיר הגדולה או לחפש מקום שמשלב ביניהם ובאיזה אזור בארץ זה יהיה. רצוי לבחור אולם אירועים במרכז הנושק לערוצי תחבורה ראשיים על מנת שתוכלו ליהנות מגישה ישירה לכבישים וכך להעלות את אחוזי המשתתפים באירוע.
חשוב לבדוק בבחירת האולם האם הוא מתאים לכמות המוזמנים המשוערת ומה העיצוב שלו כולל – הא יש מרחב חיצוני ומרחב פנימי, כך שניתן לבצע מעברים בין פנים לחוץ או להחליט היכן לחגוג בשטח האולם בהתאם לתנאי מזג האוויר. התייחסו גם לעיצוב של המקום מהבחינה המודולארית והאם ניתן להתאים אותו לתפאורה המבוקשת ולתוכנית האומנותית – חופה בטבע, סידור שולחנות בהתאמה אישית וכדומה. התייחסו גם לתשתית הטכנית של המקום – מערכת סאונד מתקדמת ומערכת תאורה ליצירת אפקטים שמשפיעים על התמהיל והאווירה וכמובן, האם המקום מציע שירותי קייטרינג ואילו מנות ובאיזו מתכונת. האם הגשה ישירות לשולחנות או בופה עשיר והאם בצורת עגלות או דוכני מזון וכדומה.

ללכוד את הרגעים המאושרים

הצלם הוא איש המקצוע שמתעד את האירוע וכמובן מותיר ממנו מזכרות נהדרות. לצלם יש תפקיד חשוב באירוע, בן אם מדובר בצילומי האווירה שלפני ובין אם מדובר בצילומים של אחרי. חשוב לבחור צלם מקצועי שמצויד בציוד הטכני המתקדם על מנת שהתמונות יהיו איכותיות וכמובן לראות תיק עבודות שלו על מנת לראות שהוא קולע לקונספט הנבחר. לבדוק האם הוא מגיע לבדו ועם כמה מצלמות או עם עוזר צלם והאם הוא מציע שירותים נוספים כמו הדפסת התמונות ויצירת אלבום תמונות, צילום מגנטים או הדפסת תמונות על בלוק עץ שיחולקו לאורחים כבר במהלך האירוע עצמו.
כדאי לתאם ציפיות עם הצלם בכל הנוגע לסגנון הצילום המועדף, את מי מהמוזמנים לצלם וכיצד – האם לביים תמונות משפחתיות או לצלם תוך כדי תנועה או לשלב בין השניים וכדומה.

המוסיקה שמלווה את האירוע

אין כמו מוסיקה לשדרג כל אירוע ולכן, נוכחותו של תקליטן מקצועי כה חשובה. תקליטן הוא זה שרוקח את המוסיקה והפסקול לאירוע וכדאי לבחור תקליטן על פי המלצות וכן לצפות בקטעי וידאו מצולמים או להגיע לצפות באירוע לדוגמא על מנת לבחון בזמן אמת את הביצועים וכיצד הוא מתמודד עם הקהל. כדאי לגבש מראש תפריט מוסיקלי על פי ההעדפות אישיות שלכם וכן לבדוק האם הוא גם מציע עיבודים מקוריים ללהיטים מוכרים, באיזה ציוד מתקדם הוא משתמש על מנת לשכלל את המוסיקה ולהתרשם גם מהאישיות הבימתית שלו שגם היא מאוד משפיעה על ההנאה של החוגגים. תקליטן דומיננטי יודע לסחוף לרחבת הריקודים גם קהל סרבן ריקודים ולעשות שמח לאורך האירוע.

גבשו לעצמכם קונספט לאירוע ושימו דגש במיוחד על שלושת הגורמים הללו ביצירת אירוע מנצח – הספקים הנכונים הם אלה שעושים הבדל גדול ביצירת חגיגה מנצחת.