אירוע הוא חגיגה ייחודית ורבים מאתנו רוצים להשקיע כמה שיותר ביצירת אירוע מוצלח, חווייתי ובלתי נשכח. מסוג האירועים שמדברים עליהם הרבה זמן גם אחרי שהם מסתיימים.
הבעיה היא שלא לכולנו יש את הידע והניסיון הדרושים בזירת האירועים והמרתון בעקבות ספקים ואנשי מקצוע, אולם אירועים, קולינריה משובחת, תכנית אומנותית ומתנות לאורחים עשוי להדיר שינה מעיננו ולפגוע בהנאה עצמה.
מה עושים? נותנים למומחים להפיק את האירוע עבורכם מא' ועד ת'. חברת הפקה המתמחה בהפקת אירועים מסוגים שונים, מאירועים פרטיים כמו חתונות מושקעות ואירועי בר ובת מצווה, בריתות וחינה ועד אירועים עסקיים, כנסים מקצועיים, השקות מוצר וערבי גיבוש לעובדים. אפשרות להאציל סמכויות ולהתמקד במה שחשוב – שליחת הזמנות, בחירת הבגדים וקבלת הפנים של האורחים באירוע עצמו.
למה לבד כשאפשר ביחד?
אז מהם היתרונות הבולטים של חברת הפקות על פני הפקה עצמאית? ראשית, זכרו שאתם מפקידים את מלאכת הפקת האירוע המורכבת בידיים מקצועיות, אצל מי שכבר מכירים היטב ולעומק את הסצנה ויודעים מי נחשב לספק אמין ומומלץ גם על סמך הכרות אישית וניסיון עבר.
שנית, החברה המתמחה ברזי ההפקה יודעת בדיוק מה הולך היום בזירת האירועים. למשל, טרנדים בולטים, רעיונות מעוררים השראה לעיצוב וקישוט, תפאורה, הסעות, מטעמים מועדפים, עמדות צילום ועוד. יש מי שרואה את הדברים מבחוץ ויכול לנווט אתכם צעד אחר צעד בתעשיית האירועים.
חברה מקצועית תוכל גם לנהל מו"מ מול ספקים ולהשיג את המחירים הטובים ביותר לפי תקציב שהוגדר מראש והכל במגבלות של לוחות זמנים צפופים שלא תמיד ריאליים עבור מי שצריך גם למדוד בגדים וגם להספיק לראיין אנשי מקצוע וספקים. זכרו שסיור בין אולמות, תהליך של טעינת מנות, בחירת סידור ועיצוב השולחנות אלה הם תהליכים שלוקחים זמן וגם לא תמיד יש לאנשים פרטיים את הידע הדרוש לביצוע ההפקה בסטנדרט הגבוה ביותר. לחברת הפקות כמובן יש את המיומנות, הצוות המקצועי והמשאבים הדרושים להצלחת הפרויקט.
התאמה אישית קובעת
בתהליך של ארגון אירוע חשוב שתרגישו שאתם במרכז העניינים ושאתם זוכים באירוע בקונספט המועדף עליכם. חשוב שתהיה התאמה בין סוג האירוע והצרכים שלכם לתוצאה בפועל. בין אם מדובר באירוע בסגנון וינטאג' או שיש לכם חזון לאירוע מתוחכם, עיצוב שייצג את המותג ואת השפה החזותית המזוהה עמכם וכדומה. כמו כן, התאמת התפריט לפי הצרכים למשל, מנות ללא גלוטן או מנות לטבעונים ותוכנית אומנותית שתעביר את המסר (באירוע עסקי) ואת החוויה המבוקשת (באירוע פרטי). זכרו שעבודה עם חברת הפקות היא תהליך וחשוב לייצר תיאום ציפיות על מנת שהחברה תוכל להוציא אל הפועל את הרעיון שעומד לנגד עיניכם בנוגע לאירוע.
סוגרים את כל הפרטים במקום אחד
כאשר מארגנים באופן עצמאי אירוע צריכים לדאוג להרבה מאוד פרטים טכניים וקונספטואליים וכל אחד מטפל באספקט אחר. חברת הפקות מרכזת לכם תמהיל שכולל את כל החומרים הדרושים. למשל, המקום בו יתקיים האירוע. חשוב שזה יהיה מקום שיתאים מבחינה גיאוגרפית ויעלה את הסבירות להגעה וכן ישדר את האווירה הנכונה. כמו כן, גיבוש תפריט גסטרונומי הן ברמת הטעם והן ברמה האסתטית כולל דוכני מזון או עגלות מזון ובישול חווייתי לעיני הסועדים. כמובן גם תוכנית אומנותית ואת התכנים – הפעילויות והאטרקציות שישמחו את האורחים וכן המתנות שהם יקבלו בסוף. החברה אמורה להיות נוכחת באירוע כך שיש גם מי שמתפעל את האירוע בזמן אמת ואתם יכולים לחגוג ולהתמסר להנאה בראש שקט.
