אולם אירועים שמגשים את כל החלומות

הפקתו של כל אירוע מוצלח מתחילה באיתור לוקיישן. התפאורה המהפנטת שתשמש רקע לחגיגה, האווירה המבוקשת, המיקום הגיאוגרפי, חוויית השירות וכמובן – האוכל. כל אלה רכיבים שמשפיעים על ההנאה הכוללת שלכם ושל המוזמנים.

איך בוחרים אולם אירועים ועל מה מקפידים? 5 דברים שאסור לפספס בדרך לשם.

הכל סובב סביב הסביבה – בחירת המיקום
הפרמטר הראשון בבחירת אולם אירועים הוא המיקום. חשוב להתמקד באזור גיאוגרפי שמוצא חן בעיניכם מבחינת אווירה וגם קרבה לערוצי תחבורה ראשיים, שיאפשרו למוזמנים מכל הכיוונים להגיע אליכם. נגישות גבוהה לכבישים וכן פתרונות תחבורה כמו רכבת, קווי אוטובוס. כמובן שחשוב למצוא מקום שכולל גם חנייה צמודה ומרווחת, כדי לאפשר לכל מי שבא עם רכב פרטי לחנות בנוחות. תמיד ניתן לדאוג להסעות מאורגנות, אבל ככל שאולם האירועים יוקרתי ובמרכז כך עולים הסיכויים  שאנשים רבים מן המוזמנים יגיעו לאירוע.

עניין של עיצוב – האווירה קובעת

יש אולמות שכבר ממבט ראשון באתר האינטרנט אפשר להבין את גודל ההשקעה, אבל אין כמו מראה עיניים. צאו לסיור בין האולמות הנחשקים על מנת לחוות את המקום מקרוב. התייחסו לניקיון ולתחזוקה וכמובן לאווירה שהמקום משרה על המוזמנים. הבחירה תלויה כמובן במה אתם מחפשים לעצמכם: יש אנשים שרוצים לחגוג באולמות אורבניים ומודרניים ואחרים מחפשים את השילוב בין עתיק לחדש ויש מי שאוהבים גנים אורבניים בלב העיר הגדולה אבל שמציעים טאץ' פסטורלי בניחוח כפרי. נסו להרגיש את האווירה באירוע תוך השתנות האווירה גם במהלך שעות היום, למשל, כשהאירוע מתחיל ביום ונמשך לתוך הלילה. בנוסף זכרו להתאים את גודל האולם לכמות המוזמנים, יש שמעוניינים  באולם ארועים קטן ויש שמעניינים במקום רחב וגדול. השתדלו להתאים את המקום לסוג האירוע על מנת להשרות אווירה טובה וחמימה עליכם ועל האורחים.

יחסי אנוש – הצוות המקצועי

אפילו אם האולם נראה נהדר, הרי שהמבנה לא פועל בוואקום. חשוב לנו היחס האישי והצוות המקצועי שיהיה קשוב לצרכים שלנו ושל האורחים. צוות מקצועי הוא כזה שאפשר לתכנן ולתפור איתו את ההפקה עד הפרט הקטן ביותר, שחושב בצורה יצירתית ויכול להציע לנו פתרונות ואלטרנטיבות לקונספט המבוקש לפי מגבלות של זמן ותקציב. כמובן שהיחס האישי חשוב מאוד, כי ברצונכם להרגיש לאורך כל התהליך שאתם בידיים הטובות ביותר. כמו כן, יש לערוך תיאום ציפיות מקדים בנוגע לאירוע ולקבוע מה הציפיות של כל אחד מהצדדים וכן לבחור אולם שהצוות שלו מתפקד היטב ומעורב גם בזמן אמת, באירוע עצמו.

על טעם וריח אין מה להתווכח – הצד הגסטרונומי

החוויה הקולינרית בעלת השפעה רבה על ההנאה. בחרו אולם שיציע לכם את החגיגה הגסטרונומית האולטימטיבית לטעמכם. בדקו האם אפשר לבחור בין הגשה ישירות לשולחנות ובין בופה עשיר, דוכני מזון או עגלות אוכל מסוגננות. מה כולל התפריט והאם יש התייחסות גם לטבעונים ורגישויות למזון, כשרות, אוכל לילדים – תלוי בסוג האירוע ובמה שחשוב לכם בבחירת האוכל שיוצע. כדאי לבצע תהליך טעימות מקדים על מנת להתרשם באמת מהמנות ולבחור את המוצלחות שביניהן וכן לבדוק גם את העיצוב ואופן ההגשה, הקומפוזיציה, השילוב בין הצבעים והנראות הכוללת על הצלחת.

תנו לטכנולוגיה לעבוד – התשתית הטכנית

עד כמה שזה נשמע לכם מוזר, ואולי אין לכם שאיפות להרים איזו הפקה טכנולוגית מרשימה באירוע, לפלטפורמה הטכנית חשיבות רבה ביצירת האווירה המבוקשת. הכוונה היא לתשתית של סאונד שישמור על אקוסטיקה טובה במהלך מסיבת הריקודים ובכלל וכן פתרונות של תאורה להפצת האור במידה הנכונה שרוקח אווירה וכן תרחישי תאורה ומשחק עם אפקטים שונים של תאורה. בדקו מה יש לאולם להציע לכם גם במישור הזה.

שאיפות להרים איזו הפקה טכנולוגית מרשימה באירוע, לפלטפורמה הטכנית חשיבות רבה ביצירת האווירה המבוקשת. הכוונה היא לתשתית של סאונד שישמור על אקוסטיקה טובה במהלך מסיבת הריקודים ובכלל וכן פתרונות של תאורה להפצת האור במידה הנכונה שרוקח אווירה וכן תרחישי תאורה ומשחק עם אפקטים שונים של תאורה. בדקו מה יש לאולם להציע לכם גם במישור הזה.

אל תצאו לדרך לפני שגיבשתם רשימה של הדברים החשובים לכם ביותר בבחירת אולם, רצוי לפי סדר עדיפויות ונהלו צ'ק ליסט למציאת המקום האולטימטיבי עבורכם.